Vademecum

VMPA VADEMECUM 2006
Gebruik van VMPA-formulieren: (Modellen met "_a" zijn invuldocumenten. De andere in pdf-formaat.)
Modellen in de dagelijkse werking van afdeling of werkgroep (1 tot 4):
AANKONDIGING ACTIVITEIT OF KALENDERWANDELING In de mate van het mogelijke vragen wij uw activiteiten voor de komende drie maanden vooraf aan te kondigen. U kan dat doen door een Model 1 met de pen invullen en per post naar het secretariaat te sturen van of u gebruikt electronisch invulformulier Model 1-a dat u als bijlage aan een e-mail terug kan sturen naar info@vmpa.be

OPGAVE KALENDERWANDELINGEN Gebruik hiervoor hetzelfde Model 1 (Model 1-a). In te vullen voor elk wandelgebied afzonderlijk en aan het secretariaat te bezorgen (post of e-mail) vóór 15 oktober van elk jaar.

PRESENTIELIJST Model 2 (Model 2_a) in te vullen voor alle activiteiten waaraan een groot aantal personen deelnemen en er geen Model 3 ingevuld, of geen verslag gemaakt wordt. Het driemaandelijks insturen van de ingevulde lijsten is van groot belang voor het aanvragen van de nodige subsidies.

AANVRAAG VAN EEN NME-ACTIVITEIT Model 3 (Model 3_a) gebruikt u wanneer activiteiten ingericht of begeleid worden ten behoeve van een groep of vereniging. In dit geval moet geen presentielijst (Model 2) ingevuld worden. Het driemaandelijks insturen van de ingevulde lijsten is van groot belang voor het aanvragen van de nodige subsidies.

JAARLIJKSE LEDENLIJST Model 4 (Model 4-a) is de jaarlijkse opgave van de ledenlijst en opgave ongevallenverzekering. Het insturen van deze lijsten vóór 31 januari noodzakelijk voor de verzekering tegen burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallen. Het secretariaat moet in bezit zijn van de lijst van te verzekeren personen en deze op vraag van de verzekeraar(s) kunnen tonen. In deze lijst geeft u ook aan welke functies iemand bekleed en welke leden "Galnoot" moeten ontvangen.

Modellen in de boekhouding, administratie en beheer (A tot E):
AFREKENING KOSTEN Model A of Model A-a dient om door u gemaakte kosten die VMPA u moet terugbetalen af te rekenen, ongeacht of u afrekent met een lokale kas of met het secretariaat. Gebruik dit model alleen voor het afrekenen van kosten waarvoor een geldig bewijs van betaling of verantwoordingsstuk voorgelegd werd. Zie Vademecum hoofdstuk 9.5 voor verdere details.

FORFAITAIRE VERGOEDING VRIJWILLIGER Gebruik Model B (Model B-a) zowel in de afdeling en werkgroep als bestuur en secretariaat. Uitsluitend voor aan vrijwilligers terugbetaalde forfitaire vergoedingen. Eén document per persoon. De verkrijger moet dit document ondertekenen.

BEGELEIDENDE NOTA VOOR INDIENEN VAN KOSTEN T.L.V. HET AFDELINGSTEGOED Model C (Model C-a) werd gecreëerd ten behoeve van lokale penningmeesters als verzamelformilier om kosten ten laste van het afdelingstegoed te vorderen van het secretariaat van de vzw. Bij dit formulier moeten altijd bijlagen gevoegd worden zoals Model A, B, factuur (vanaf € 50,00) of betalingsbewijs (voor bedragen tot max .€ 50,00). Voor facturen van minstens € 250,00 gelden bijzondere regels. Zie Vademecum Hoofdstuk 9.6.3.

OPGAVE VOOR JAARREKENING Dit model dient door de penningmeester(s) van de lokale afdeling of werkgroep gebruikt worden om aan het secretariaat het nodige cijfermateriaal te bezorgen voor het opstellen van de jaarrekening van de vzw. Het dient uiterlijk 31 januari in het bezit te zijn van het secretariaat.

LIJST VAN DE AAN VRIJWILLIGERS UITKEERDE VERGOEDINGEN Met dit model wordt een samenvatting gegeven van alle aan vrijwilligers uitbetaalde forfitaire vergoedingen. De Wet op het Vrijwilligerswerk verplicht de vereniging een dergelijke lijst bij te houden en ter beschikking van de fiscale administratie te houden. Deze lijst geldt niet als ontvangstbewijs en moet niet door de vrijwilligger(s) getekend zijn, daarvoor dient formulier Model B.