Modellen

Gebruik van VMPA-formulieren:

Modellen met “_a” zijn invuldocumenten. Deze kan u downloaden, elektronisch invullen en doormailen naar Sommige formulieren moeten ondertekend worden. Wenst u die alsnog door te mailen dan moet u die afdrukken, ondertekenen en inscannen.

De andere modellen zijn in pdf-formaat. Deze openen in uw browser. Die moet u afdrukken, met de pen invullen en ofwel scannen en doormailen, ofwel per post naar het secretariaat sturen.

Modellen in de dagelijkse werking van afdeling of werkgroep (1 tot 4):

AANKONDIGING ACTIVITEIT OF KALENDERWANDELING

In de mate van het mogelijke vragen wij uw activiteiten voor de komende drie maanden vooraf aan te kondigen met Model 1 (Model 1_a).

Model 1

Model 1_a

OPGAVE KALENDERWANDELINGEN

Gebruik hiervoor Model 1A (Model 1A_a). In te vullen voor elk wandelgebied afzonderlijk en aan het secretariaat te bezorgen vóór 15 oktober van elk jaar.

Model 1A

Model 1A_a

PRESENTIELIJST

Model 2 (Model 2_a) in te vullen voor alle activiteiten waaraan een groot aantal personen deelnemen en er geen Model 3 ingevuld, of geen verslag gemaakt wordt. Het driemaandelijks insturen van de ingevulde lijsten is van groot belang voor het aanvragen van de nodige subsidies.

Model 2

Model 2_a

AANVRAAG VAN EEN NME-ACTIVITEIT

Model 3 (Model 3_a) gebruikt u wanneer activiteiten ingericht of begeleid worden ten behoeve van een groep of vereniging. In dit geval moet geen presentielijst (Model 2) ingevuld worden. Het driemaandelijks insturen van de ingevulde lijsten is van groot belang voor het aanvragen van de nodige subsidies.

Model 3

Model 3_a

JAARLIJKSE LEDENLIJST

Model 4 (Model 4-a) is de jaarlijkse opgave van de ledenlijst en opgave ongevallenverzekering. Het insturen van deze lijsten vóór 31 januari is noodzakelijk voor de verzekering tegen burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallen. Het secretariaat moet in bezit zijn van de lijst van te verzekeren personen en deze op vraag van de verzekeraar(s) kunnen tonen. In deze lijst geeft u ook aan welke functies iemand bekleed en welke leden “Galnoot” moeten ontvangen.

Model 4

Model 4_a

Modellen in de boekhouding, administratie en beheer (A tot G):

AFREKENING KOSTEN

Model A (Model A_a) dient om door u gemaakte kosten die VMPA u moet terugbetalen af te rekenen, ongeacht of u afrekent met een lokale kas of met het secretariaat. Gebruik dit model alleen voor het afrekenen van kosten waarvoor een geldig bewijs van betaling of verantwoordingsstuk voorgelegd werd. Zie Vademecum hoofdstuk 9.5 voor verdere details.

Model A

Model A_a

FORFAITAIRE VERGOEDING VRIJWILLIGER

Gebruik Model B (Model B_a) zowel in de afdeling en werkgroep als bestuur en secretariaat. Uitsluitend voor aan vrijwilligers terugbetaalde forfaitaire vergoedingen. Eén document per persoon. De verkrijger moet dit document ondertekenen.

Model B

Model B_a

BEGELEIDENDE NOTA VOOR INDIENEN VAN KOSTEN T.L.V. HET AFDELINGSTEGOED

Model C (Model C_a) werd gecreëerd ten behoeve van lokale penningmeesters als verzamelformulier om kosten ten laste van het afdelingstegoed te vorderen van het secretariaat van de vzw. Bij dit formulier moeten altijd bijlagen gevoegd worden zoals Model A, B, factuur (vanaf € 50,00) of betalingsbewijs (voor bedragen tot max. € 50,00). Voor facturen van minstens € 250,00 gelden bijzondere regels. Zie Vademecum Hoofdstuk 9.6.3.

Model C

Model C_a

OPGAVE VOOR JAARREKENING

Model D (Model D_a) dient door de penningmeester(s) van de lokale afdeling of werkgroep gebruikt te worden om aan het secretariaat het nodige cijfermateriaal te bezorgen voor het opstellen van de jaarrekening van de vzw. Het dient uiterlijk 31 januari in het bezit te zijn van het secretariaat.

Model D

Model D_a

LIJST VAN DE AAN VRIJWILLIGERS UITKEERDE VERGOEDINGEN

Met Model E (Model E_a) wordt een samenvatting gegeven van alle aan vrijwilligers uitbetaalde forfaitaire vergoedingen. De Wet op het Vrijwilligerswerk verplicht de vereniging een dergelijke lijst bij te houden en ter beschikking van de fiscale administratie te houden. Deze lijst geldt niet als ontvangstbewijs en moet niet door de vrijwilliger(s) getekend zijn, daarvoor dient Model B.

Model E

Model E_a